文件管理程序

李小辉340

1. 目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用有效版本。 2. 适用范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3. 职责 3.1 总经理负责核准质量方针/质量目标/质量手册以公司运作程序、质量计划、国际/国家标准、产品文件和客户提供质量文件。 3.2 总经理室负责组织编写质量手册，并组织对质量管理体系文件的定期评审，评审结果上报总经理，收集整理有关法律。法规。标准，确保体系文件有效实行。并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回、销毁。 3.3 各部门负责编写各自的程序文、三级文件并设计记录表格，负责本部门有关文件的保管和使用。 4. 定义 公司质量体系文件分为受控文件（凡是直接影响产质量的文件）和非受控文件，其中受控文件分为管理类（质量方针、目标、质量手册、运作程序、工作指示、作业指导书）和技术类文件。国际/国家、行业标准（ISO9001系列标准）客户提供质量文件，非受控文件（各种参考资料/质量记录清单），其中质量记录必须保存一定的期限，以证明质量体系运行的有效性。 5. 程序 5.1 文件分类 5.1.1质量手册：包括质量方针、质量目标。 5.1.2 程序文件 5.1.3三级文件；包括管理制度、岗位职责、作业指导书、设备维修保养制度、图纸与检验标准、检验规范等。 5.1.4 四级文件：表单、记录 5.1.5 外来文件 5.2.文件编号 5.2.1 文件编号规则 a) 质量手册：

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页码	当前版本	修订时间	修订内容
				编制

JC A 1 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image001.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image002.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image003.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image005.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image006.gif流水号01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif 质量手册代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image008.gif 部门名称代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image009.gif 精晟家具有限公司代号 各部门代号规定： 总经理室：A 生产制造部：B 品质保证部：C 产销服务部：D 行销服务部：E 管理部：F b) 二阶文件： JC A 2 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image010.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image011.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image012.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image013.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image014.gif流水号01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image015.gif 程序文件代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image016.gif 部门名称代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image017.gif 精晟家具有限公司代号 c) 三阶文件 ： JC A 3 00 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image018.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image019.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image020.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image014.gif流水号01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image021.gif 三级文件代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image022.gif 部门名称代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image023.gif 精晟家具有限公司代号 d) 记录表单 JC A 4 00 - A file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image024.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image025.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image020.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image005.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image027.gif版本号A，B，C… file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image028.gif流水号01、02 … file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image029.gif 表单记录代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image030.gif 部门名称代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image031.gif 精晟家具有限公司代号 5.2.2外来文件编号规则: JC OD 08 001 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image011.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image032.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image003.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image004.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image033.gif流水号001、002 …… 999 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif 年份代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image008.gif 外来文件代号 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image009.gif 精晟家具有限公司代号 5.2.3 版本编号 文件初次发行版本号为A，每修订一次版本依次变成B，C，D …... 5.2.4 页次管制规则 X / Y file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image034.giffile:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image035.gif file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image006.gif本文件总页数 file:///F:/DOCUME%7E1/ADMINI%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image007.gif本文件的顺序页次

5.3.文件的编写、评审、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。 5.3.1质量手册由品管部负责组织编写, ,经总经理核准发布,由总经理室负责登记、发放。 5.3.2程序文件、除外来文件外的三级文件由相关部门组织编写、设计后由总经理批准发布，由总经理室收集、汇总、登记、发放、归档。

5.3.3外来文件(相关国家、行业、国际标准有关法律、法规)由总经理室负责收集，统一编号，并呈报总经理。

5.4.1 文件分为“受控”和“非受控”两类,凡与质量管理体系运行紧密相关且公司有权进行修订并控制其分发的文件为受控文件,由各主管部门按规定执行。“非受控”文件是指公司无权进行修订或与质量管理体系运行相关性不大，或作为资料发给某部门参考，更改或废止时不需通知该部门的文件。 5.4.2所有受控文件由总经理室标明受控状态,总经理室使用的文件盖“原稿”章，其他部门使用的文件盖“管制文件”章，外来文件盖“外来文件”章，建立《受控文件清单》。 5.5文件的更改 5.5.1质量手册由品质保证部组织更改,填写《文件更改申请表》，，上报总经理批准后更改，由总经理室登记发放，并保留文件更改内容的记录。 5.5.2程序文件、除外来文件外的三级文件的更改由相关部门填写《文件更改申请表》，经原审批部门审批，上报总经理批准后更改，由总经理室发放、备案，并保留文件更改内容的记录。 5.5.3所有文件(含记录)均需标明版本号,以标明文件(含记录)的现行修订状态.所有被更改的原文件必须由总经理室收回,以确保有效文件的唯一性. 5.6文件的保存、作废与销毁 5.6.1与质量管理体系相关文件、相关存档文件都必须由总经理室归档存放在干燥、安全的地方。 5.6.2各部门文件由本部门保管,总经理室每季对各部门文件保管情况进行检查。 5.6.3为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应加盖“作废”章。 5.6.4对要销毁的作废文件，由总经理室填写《文件销毁申请表》，经总经理批准后，由总经理室负责销毁。 5.6.5文件的借阅和复制

5.3.4为确保文件使用的各场所都得到适用文件的有效版本,文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》上注销，以确保《文件发放、回收记录》中的未收回文件均为有效文件。 5.4.文件的受控 借阅、复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人批准后，由总经理室在《文件借阅、 复制记录》上登记，若需复制，由总经理室统一进行。复制的受控文件必须由总经理室登记编号。 5.6.6每年由总经理室对现有质量管理体系文件进行定期评审，必要时予以修改，执行5.5条款规定。 5.6.7作为记录的文件应执行《记录控制程序》。 5.6.8相关文件 《记录控制程序》

6.记录 1）《文件发放、回收记录》 2）《受控文件清单》 3）《文件更改申请表》 4）《文件销毁申请表》

5）《文件借阅、复制记录》