如何做好部门主管

汪建峰

第一部分：概述
主管是人人羡慕的职位，不但有可观的收入，还有尊贵的社会地位。尽管人人向往，但却并非人人都能登上此宝座。即使是荣登这一宝座的也不一定活得轻松，许多身临其境的主管，常因处事不够严格，人际关系融洽不够，以致于“尺寸”把握不准，而大惑主管难也！
1.1主管的性质与内涵 主管是劳心而非劳力者，所谓劳心者是指运用其智慧，发掘潜在问题，进而深入分析，提出解决问题对策的人；劳力者是指凭自身实力，劳碌工作，而少用大脑思考问题的人。孟子说：劳心者役人，劳力者役于人。
1.2主管是人才而非人手
企业的强弱是看各类人才(运用脑力去管理部属者)是否多而全，而不是只求人手(依照上司旨意办事的人)多，人多只是势众，但不一定能成事。
1.3主管不是当官 主管不是做官，而是引导别人把事做好的人，因此主管并非事必躬亲者。既然不是当官，就不能有“官大学问大”的心态，头衔高并非一定实力强，名副其实才是真主管。
1.4主管是既管又理的人 过去是劳力者密集的天下，是人找事、人求事的时代；当今则是技术、资金、信息与人才密集的时代，找事已变成求才。因此，主管的角色不能再凭至高无上的权威，颐指气使、管教、谩骂的待人方式已经落伍，取而代之的是讲理、注意理性和身临其境的方式管理员工，故主管不只是讲求管教，还要讲求合理、合法及合情。
1.5主管是负责单位业绩成败的人 企业各部门若有良好的业绩，大家都会说主管的领导有方。然而，计算成败其实应该按90:10的原则，有错则由上(90)往下(10)记，有功则由上(10)往下(90)记。主管既要尽力而为，领导部属完成上级所交给的任务；又要善于踏实本分，设法争取到领导的支持与信任，进而顺利完成任务。
我们本课程向大家从认识主管的工作开始介绍，到如何用人、具备何种能力，如何管理过程与结果的关系等进行了探讨。
第一章：认识主管的工作1．1
自我认知

要诚实就要认识自己。管理学上有个比德原理：大家都不断地往上爬，从来就没有听说过有人认为自己是不适合的，一直升到上面实在是不想升时为止。一个人要充分认识自己，认识到自己的能力，明白自己能走到什么地步，能坐到什么位置上。
自我认知智能是有关人的内心世界的认知：了解一个人的感情生活和情绪变化，有效地辨别这些感情，最后加以标识，作为理解和指导自己的能力。具有较好自我认知智能的人，头脑中有一个关于自己的，积极可行的有效行为模式。
自我认知智能就是对自己内部心理的理解和调控，对自身能力与自身条件的一个客观公正的评价，如意识到自己的情绪并能区分这些情绪的来因，且能根据这些情绪指导自己的行为。内省智力高的人有行之有效的自我系统。人际智力使人们理解他人、同他人合作；而自我认知智能使人们了解自我、调控自我。


1.2角色认知与转换

作为主管应把基层的意见和建议反映给上级，成为员工和企业之间沟通的桥梁企，是从一个完全执行者向一个监督执行者的角度转变。从主管的角色来看他应具备几个方面的素质：心理素质，包括挫折、压力；管理技能，包括事业发展、沟通、全局观；职业技能能掌握工作重点等相关素质。作为主管，要处理的事情多得千头万绪，既要对上层的管理者负责，又要对下属的员工们负责，因此，主管必须具备良好的心理素质、职业和管理的技能，并且不断地提高综合素质。
1．2．1角色转换之一——从“模糊人”变为“清醒人”
一个人刚从员工位置变为主管位置，第一个角色转换就是要从一个模糊的人转变成一个清醒的人。从普通员工到主管，这是一个角色的转变，在这个转变过程中，会有很多难以适应的事情，所以进行角色认知非常重要。主管是从执行者到监督者的角色的过渡；是企业运作中最基层的管理者；是公司的思想、理念、政策的传达者；是员工和公司之间进行紧密联系的桥梁。
头脑要清醒，不能被权力所冲昏头脑，不能稀里糊涂地把时间浪费掉，要学会时间管理、人员的使用与沟通等多方面的事情。
1．2．2角色转换之二——从“被动人”变为“主动人”
第二个角色是从一个被动的人转换成一个主动的人。
1.要从改变思维开始
不要被一些陈旧的思维所束缚，要改变自己的思维习惯，告诉自己现在是主管，必须勇于接受关新的观念，员工的正确的观念和别人的想法。做到有容乃大。
2.摆脱习惯的牵引
很多人有许多非常不好的习惯的思维模式和行为模式。比方说习惯睡懒觉，习惯说话不算数，习惯跟人吵架，习惯酗酒，习惯赌博。国为作为主管你的行动直接影响着员工的行为规范，不能正身，很难管理员工。
3.积极、主动、进取
我们应该变得积极，变得主动，变得进取，这里面有一个关键，从现在开始不再是完全被动的接受别人的安排，而是要自发的主动的制定发展规划，为员工描绘诱人的愿景。
1．2．3角色转换之三——从“消极人”变为“积极人”
角色转换中的第三个转换就是要从一个消极的人，变为一个积极的人。
我们要学会调整自己的观点和脚步，克服悲观，把握机会。把自己心态调整到最佳状态。心态健康身体才能健康，如果你的心态是不正确的，是病态的，你就不可能成功。作为一个主管前面讲到过，你的所有行为将会影响到你的部下及你的同事，所以不能在下属面前传播消极因素和消极情绪，更不能表现出消极的做事方法。因为消极因素就像毒素一样，传播速度惊人，尤其在组织中更不能有消极情绪的存在。作为一个主管当然要身负其责。
1．2．4角色转换之四—从“封闭人”变为“开放人”
角色转换的第四种转换，是从一个封闭的人，变成一个开放的人。
作为一个主管，我们应该在沟通方面多下功夫。在公司里、在社会上，都要建立双向的沟通渠道，而不是单向的沟通渠道。
另外，要学会与人相处，不但要与你的同事相处，与你的下属相处，还要学会与你的上司相处，与你的客户相处，与你的家人、朋友相处，这样我们的职业生涯才会更广阔。
1．2．5角色转换之五—从“球员”变为“教练”
角色转换的第五种转换，是从一个球员的角色转变为教练的角色，也就是说如是“球”要进球门，这个任务一定不是你本人完成的，言外之意就是公司里的工作绝对不是你一个人亲自完成的，你要建立起分工、协作的机制，另外还要放权，不能怕下属犯错误。所以你应该作为教练的角色履行以下几种职能，要为下属分工、带领训练、指导、鼓劲、还要作为心灵上的朋友、兄长之类的职能。
1．3
管理过程1．3．1什么是管理
管理是通过其他人，并与其他人一道有效能的，高效率地完成任务的过程。这个定义包括过程、效能和效率。而过程只是主管搪行的基本工作，这些基本工作应是主管的管理职能。而效率则是正确地完成任务，是关于投入与产出的关系。效能则是完成正确的任务。在组织中效能可以解释为目标的实现。

手段：效率 目的：效能 目标 低消耗 高成就

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图1-1效率与效能

1．3．2 管理的四项职能是什么
主管的管理职能包括计划、组织、领导、控制四项职能。
既然组织是为寅现某些目标而存在的，那么就必须有人对这些目标及其实现途径做出明确解释，经理就是这样的人。计划职能包括确定部门的目标，制定实现目标的总体战略，并建立综合的计划体系以统一协调组织的整体行动。
主管必须将工作划分为苦干便于管理的部分，协调各部分的努力以实现目标。这就是组织职能，包括决定要完成什么任务，谁来完成，怎么将任务分组，谁向谁汇报，还有谁是决策者。
我们知道每个组织都由人组成，所以指导和协调组织成员的工作也是管理工作的一部分，这就是管理职能中的领导职能。包括激励员工、指导工作、选择有效的沟通途径，解决员工之间的冲突，就是履行领导职能。
最后一项职能是控制。目标确定后，在计划的制定、结构的安排、员工的聘用、培训和激励过程中仍可能会有某些方面出错。为确保一切工作按原设想开展，主管必须监控组织的运转，将组织的实际运行情况和预先制定的目标进行比较。

责任　　＋　　　　　　　　＋　　　　　　　　　＋　　　　　　　　＝

计划：确定目标和组织的方向

组织： 决定需要做什么

领导:指导、激励、解决冲突

控制： 监控实际活动

实现： 组织目标

图１－２管理职能

1．4
主管的所具备的能力一个主管想在组织中担当起管理的职责，必须具备相应的管理能力，我们讲一个成功的主管应具备以下四种关键能力，即技术能力、人际沟通能力、概念能力、应变能力。
1．4．1技术能力
绝大多数主客都是在特定专业领域内工作的，比如说人力资源经理、企划经理、地区销售经理等主管。这些主管都需要有技术能力——专门知识或专门技术能力。如果你对员工的工作没有足够的专业知识，那么你就很难（也并不是说没有可能）有效地管理那些具有专业技术的员工。当然，主管不需要在某项专业技术上做得特别好，但知道每个员工做什么却是主管职务的一部分。例如，制定工作流程就需要专业能力来决定该做什么。
1．4．2人际沟通能力
与他人友好合作，理解他们的需要，很好地沟通及激励他人（不仅仅是个人，还有集体），这些构成了良好了际沟通能力。许多人精通专业，但是在人际关系上却表现不合格，不善于倾听，不关心他人的需要，不善于处理冲突，不能包容。主管是通过他人来完成任务的。他们必须有良好的人际沟通技巧去交流，去激励他人，进行磋商，指派任务及处理纠纷。
1．4．3概念能力

概念能力是一种分析、判断复杂情况的心智能力。概念能力强可以使主管认识到组织是由多个相关部分组成的复杂体系，并且组织本向也是更大体系的组成部分。
1．4．4应变能力
应变能力是主管在现金企业、组织不断变化的一种能力，能很快进入角色，应对组织变革带来的一些问题与新的挑战，也是主管左右事态优劣处境的一种能力。
1．5
学会时间管理作为一个主管，时间管理对经营好本部门或企业是具有相当重要的份量，现在我们一起来探讨时间管理的基本原则，只有对原则有了一个认识后，才有可能很好地运用时间管理的技巧与方法。时间管理一般有六项基本原则：1、明确目标
2、有计划、有组织地进行工作
3、分清工作的轻重缓急 4、合理地分配时间
5、与别人的时间取得协作
6、制定规则、遵守纪律。
1．5．1原则之一：明确目标

在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处去。美国的一份统计结果显示，一个人退休后，特别是那些独居老人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板地吃饭和睡觉，虽然生活无忧，但他们后来的寿命一般不会超过七年。

虽说目标能够刺激我们奋勇向上，但是，对许多人来说，拟定目标实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的症结，就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶性循环罢了！

那应该如何制定目标，有效的目标必须具备以下五个特征：具体的、可衡量的、可达到的、相关的、基于时间的。
1.5.2原则之二：有计划、有组织地进行工作

所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。　　5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。
1.5..3 原则之三：分清工作的轻重缓急

我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的"重要程度"。所谓"重要程度"，即指对实现目标的贡献大小。我们也不应全面否定按事情"缓急程度"办事的习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的"轻重"，再考虑事情的"缓急"--也就是我们通常采用的"象限组织法"。
　　 我们以下面的时间管理的方法来探讨"急事"与"要事"的关系，请看四象限图：
　　 第一象限是重要又急迫的事。第二象限是重要但不紧急的事。第三象限是紧急但不重要的事。第四象限属于不紧急也不重要的事。
1.5.4 原则之六：制定规则、遵守纪律

我们在成长的过程中，常被各种纪律所束缚，"没有规矩、不成方园"，因为有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调纪律与规则。

世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才，然而他从15岁到过世为止，终其一生的作曲数量都是非常固定的，甚至可以用代数程式来计算。

马前卒

做主管难，做好主管更难．
不给马吃草，还要马快跑．
公司那点工资，留不住人才啊！

谢

在企业里做官的前提是做好事情，不是为了做官。领导更不会看着你只做官不做事。